Bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging en privacy
De gemeente blijft een betrouwbare partner voor inwoners en bedrijven. We gaan zorgvuldig om met de gegevens van inwoners en andere partners. We vragen geen onnodige informatie op. De gegevens die we gebruiken, beveiligen we via de meest bijgewerkte normen. Dit kunnen we aantonen en verantwoorden we jaarlijks.

Informatiebeveiliging en privacy staan niet op zichzelf. Het zijn onderdelen van ons brede informatiebeleid. We geven deze onderwerpen vorm in onze inhoudelijke processen en inrichting van de gebruikte systemen. We brengen per domein in kaart welke privacy- en beveiligingsrisico’s er bestaan. Waar nodig passen we extra maatregelen toe. We doen dit volgens de landelijke normen. Dit zijn de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In de maand mei leggen we verantwoording af over hoe we omgaan met privacy en informatiebeveiliging. Dit doen we via de landelijke methoden. Voor informatiebeveiliging voeren we de ENSIA-zelfevaluatie uit. Deze evaluatie wordt gevolgd door een externe audit op de belangrijkste onderdelen. Voor privacy vullen we de zelfevaluatie van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) in. Het college van B&W stelt beide verantwoordingsrapportages vast.

Stand van zaken Voorjaarsnota
We hebben onze jaarlijkse zelfevaluatie uitgevoerd en we zijn getoetst door een externe auditor. De aandachtspunten die hier naar voren kwamen hebben we verwerkt in een verbeterplan waar we de komende tijd mee aan de slag gaan.

We blijven continu aandacht vragen voor bewustwording en het belang van informatiebeveiliging en privacy. We faciliteren medewerkers ook om veilig met informatie om te gaan. Hiervoor hebben we inmiddels een wachtwoordkluis geïntroduceerd. Alle medewerkers kunnen deze eenvoudig gebruiken om wachtwoorden te beheren. Zo verkleinen we de risico’s op beveiligingsincidenten.

Samen met gemeenten in de regio hebben wij een crisisplan geschreven. We zijn in gesprek over nieuwe maatregelen voor het beveiligen van ons mailverkeer. De ontwikkelingen staan niet stil, waardoor er regelmatig nieuwe maatregelen nodig zijn. We hebben in kaart gebracht welke nieuwe beveiliging er nodig is en onderzoeken nu de beste manier om dit vorm te geven.

Ook hebben we verschillende inzageverzoeken gehad van inwoners. Zij hebben een kopie ontvangen van de dossiers die we van hen hebben. Zo blijven we open en transparant over hoe we met privacy omgaan.
.
Stand van zaken Jaarrekening
Eind van het jaar kregen we te maken met een landelijk beveiligingslek. Onze nieuwe regionale ICT-crisisprocedure is toen voor de eerste keer in werking getreden. Samen met iRvN hebben we de crisis regionaal aangepakt. Er zijn tijdig de juiste maatregelen genomen. Hierdoor zijn er tot nu geen beveiligingsproblemen of datalekken ontstaan. En is onze dienstverlening gewoon doorgegaan. Regionaal blijven we oog houden op mogelijke risico’s.

Om bewustwording onder medewerkers structureel te verhogen, hebben we een introductietraining Informatiebeveiliging en Privacy beschikbaar gesteld voor alle medewerkers. Voor nieuwe medewerkers is deze training onderdeel van hun inwerkprogramma.

Naast de jaarlijkse verantwoording via de ENSIA en privacy jaarrapportage, is er een onderzoek uitgevoerd door de rekenkamercommissie naar informatiebeveiliging en privacy. De resultaten hiervan verwachten we binnenkort.

Informatiemanagement & Archief
We voeren acties uit die in het informatiebeleidsplan 2021 – 2025 zijn opgenomen. In dit informatiebeleidsplan is ook aandacht voor de voorwaarden om flexibeler en digitaler werken. Door de Corona crisis ervaren we dat we ook vanuit thuis of een andere werkplek op afstand kunnen werken. Maar dit moet wel op een juiste manier ondersteund worden. Hiervoor zijn projecten opgenomen in deze begroting.

Het nieuwe contract voor ons Document Management Systeem (DMS) is in 2020 getekend en er zijn nieuwe mogelijkheden gerealiseerd (waaronder Join Mobile en Join search). Het komend jaar willen wij verder werken aan het gebruikersvriendelijk maken van dit systeem. Wat het juist gebruik, en daarmee juist archiveren en nog beter vindbaar maken van stukken, stimuleert. Ook zullen wij komend jaar investeren in een koppeling tussen JOIN en iBurgerzaken. Hierdoor zullen aan zowel de kant van Burgerzaken als de kant van het archief minder handelingen verricht worden om stukken op een juiste manier in ons digitale archief te krijgen.

Het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) wil een nieuwe dienstverleningsovereenkomst afsluiten met alle regiogemeenten. De dienstverlening die het RAN aan ons gaat leveren is het beheren en beschikbaar stellen van onze analoge en digitale archieven. Ook worden zij volgens dit voorstel onze archivaris zodat we voldoen aan de nieuwe archiefwet.

De nieuwe archiefwet en de Wet Open Overheid (WOO) hebben in 2021 gevolgen voor de inrichting van het informatiebeheer. In 2021 starten we met een duidelijke vormgeving van al onze informatie. Dit wordt ook wel informatiearchitectuur genoemd. De verbeteracties uit de verplichte controle archief- en informatiebeheer voeren we in 2021 uit.

Stand van zaken Voorjaarsnota
Doordat medewerkers veelal thuiswerken is er meer behoefte aan, en noodzaak om digitaal te werken. Medewerkers werken thuis waar dit kan. Om hier goed in te voorzien is de projectgroep Flexibel en Digitaal werken gestart. Binnen dit project faciliteren we wat nodig is om thuis- en op kantoor werken te kunnen combineren. We zorgen dat medewerkers thuis een werkplek kunnen inrichten, dat medewerkers de juiste ICT-middelen hebben en dat we verschillende processen digitaliseren.

De koppeling tussen i-Burgerzaken en Join is actief. Tevens is er ook vervanging voor dit proces aangevraagd. Dat betekent dat we de papieren documenten mogen vernietigen. We kunnen vertrouwen op de digitale exemplaren. De sjabloongenerator Xential is in gebruik genomen. Ook zijn de systemen aangepast aan de organisatieontwikkeling.

Stand van zaken Jaarrekening
We hebben in 2021 veel vanuit thuis moeten werken. De faciliteiten en de digitale processen zijn daarop aangepast. Voorbeelden hiervan zijn dat:

• medewerkers in staat zijn om digitaal handtekeningen te zetten;
• de uitgaande post een digitaal proces is geworden; en
• dat collega’s van het sociaal team dossiers digitaal kunnen raadplegen.

Het nieuwe contract met het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) is getekend. Er is direct mee gewerkt. Er zijn 430 meter papieren archieven overgebracht naar het Regionaal Archief Nijmegen. Dit zijn papieren archieven tot het jaar 2000. Het RAN gaat deze archieven beheren en beschikbaar stellen voor belangstellenden. Ook is er een archivaris vanuit het RAN toegewezen aan de gemeente Berg en Dal en is er een aansluiting op het digitaal archief gerealiseerd. Dit wordt ook wel een E-depot genoemd. We gaan ons meer richten op de complexe wereld van digitaal archiveren.

De nieuwe Wet Open Overheid heeft gevolgen voor de inrichting van ons informatiebeheer. Er is regionaal samengewerkt aan de gevolgen van deze nieuwe wet. In 2022 krijgt dit verder vorm.

Gegevensbeheer

In 2020 zijn een aantal projecten afgerond. Dit zijn projecten die de kwaliteit van onze data in de basisregistraties sterk verbeterd hebben. Er zijn daarnaast achterstanden weggewerkt. We hebben nu een goede basis voor de reguliere werkprocessen van de BAG en BGT in 2021. Hiermee wordt ook de ambitie om altijd te voldoen aan de wettelijke gestelde termijnen meer haalbaar. Vanaf 2021 voeren we jaarlijks een mutatiesignalering uit voor de BAG, BGT en ook (deels) voor de WOZ. Dit laatste stelt ons in staat om de kwaliteit van onze data op een constant hoog niveau te houden.  

In 2021 moeten we nieuwe werkafspraken maken met Munitax over de verschillende mutatiestromingen. De geregistreerde gebruiksoppervlakte in de BAG zal vanaf 1-1-2022 de basis gaan vormen voor de waardebepaling van de WOZ. De landelijke ontwikkeling om tot één “Samengestelde Objectenregistratie (SOR)” te komen speelt hierbij een belangrijke rol De “Samengestelde Objectenregistratie” gaat in per 1-1-2025 en wordt een soort van samenvoeging van de BAG, BGT en een groot gedeelte van de WOZ.

De invoering en ontwikkeling van de Omgevingswet heeft ook zijn uitwerking op de werkzaamheden van het cluster Gegevensbeheer. Indien nodig passen wij werkprocessen hierop aan. Dit doen wij als onderdeel van het project Omgevingswet.

De basisregistratie ondergrond (BRO) bouwen we stap voor stap. Dit gebeurt in vier stappen. De vierde stap heeft als ingangsdatum 1-1-2022. Met iedere stap bevat de BRO steeds meer gegevens en modellen over de ondergrond. Bronhouders leveren deze gegevens per registratieobject aan. De gemeente ziet erop toe dat de gegevens worden geregistreerd.

In 2021 gaat de ontwikkeling van diverse dashboards organisatie breed verder. Dit om resultaten van processen zichtbaar te maken. Ook kaartviewer zal steeds meer thema’s gaan bevatten voor zowel intern als extern gebruik.

Stand van zaken Voorjaarsnota
Ter voorbereiding op de komst van de SOR (Samengestelde Objecten registratie) en de overgang van een nieuw Beheersysteem voor Openbare Ruimten in 2022 starten wij in april 2021 met de afstemming van de data die geregistreerd zijn in de BGT en in de huidige beheerapplicatie GBI. In de 2e helft van 2021 zal de jaarlijkse mutatiesignalering voor de BAG en de BGT worden uitgevoerd. Gestart wordt met een analyse van de data.

De gemeente Berg en Dal heeft onlangs besloten minder diensten af te nemen bij de ODRN, dit heeft gevolgen voor de uitvoering van met name de BAG. We moeten processen aanpassen, waardoor de nadruk steeds meer komt te liggen op de mutatiesignalering. In februari 2021 is de nieuwe versie van Kaartviewer gelanceerd en in gebruik genomen.   

Stand van zaken Jaarrekening
In 2021 lag de nadruk op het afstemmen en verbeteren van de diverse (werk)processen tussen de BAG en BGT. Wettelijke termijnen worden daardoor beter gehaald. Kanttekening is wel dat door het wegbezuinigen van verschillende taken bij de ODRN de actualiteit in het gedrang komt. Dit zijn onder andere taken die direct gevolgen hebben voor de uitvoering van de BAG. Dit heeft indirect gevolgen voor de WOZ-bepaling door Munitax. De jaarlijkse mutatiesignalering wordt daarom steeds belangrijker.

In 2021 is een start gemaakt met het afstemmen van de BGT en de gegevens in de beheerapplicatie van Openbare Ruimte. Dit moet een overgang naar een nieuwe beheerapplicatie in 2022 vereenvoudigen. Daarnaast is de kwaliteit van de aanwezige data sterk verbeterd en actueler. Aanbestedingen etcetera kunnen dan ook plaatsvinden op basis van juiste basisgegevens. Ook hier speelt de jaarlijkse mutatiesignalering een zeer belangrijke rol.

In 2021 is de nieuwe versie van Kaartviewer geïnstalleerd en in gebruik genomen. Er is in samenwerking met Team Openbare Ruimte gewerkt aan de ontwikkeling van een KIP kaart (Kaart Integrale Projecten). Deze zal in 2022 verder worden ontwikkeld en door andere teams gebruikt gaan worden. Het doel van deze kaart is het inzichtelijk brengen van alle (ruimtelijke) projecten in de gemeente Berg en Dal.

Rondom de Basisregistratie ondergrond (BRO) is de derde fase in werking getreden in 2021. De laatste fase staat gepland voor 2022. In het afgelopen jaar is met name gezocht naar de samenwerking met andere teams binnen de gemeente Berg en Dal, die verantwoordelijk zijn voor de aanlevering van de gegevens. Hiervoor een procesomschrijving opgesteld.