Bedrijfsvoering

Wij willen een betrouwbare en service verlenende organisatie zijn. Hierbij luisteren we goed naar de klant en bieden we waar nodig maatwerk aan. Onze omgeving verandert voortdurend. Daarom moeten wij als moderne organisatie ons werk hierop aanpassen.  

Contact Centrum Berg en Dal (CCB)

Ontwikkeling CCB
De collega’s van telefonie/receptie en Burgerzaken vormen samen het CCB van de gemeente Berg en Dal. Het CCB is de eerste toegang voor onder andere inwoners en ondernemers met hun vragen. Het CCB blijft in ontwikkeling. Het is de bedoeling dat het CCB op zo veel mogelijk eenvoudige vragen zelf antwoord kan geven. Op deze manier krijgt de inwoner snel antwoord en belasten we de afdelingen niet met eenvoudige vragen.

In 2021 blijven we ons richten op de inrichting en ontwikkeling van het CCB. Steeds stellen wij onszelf de vraag: “Hoe kunnen wij nog beter invulling geven aan de ‘eerstelijns’ dienstverlening van de gemeente.” Voor Burgerzaken gaan we daarom in 2021 procesgericht werken in plaats van taakgericht. Het doel is om eind 2021 alle producten nog efficiënter en doelmatiger te kunnen verwerken. Dit komt de snelheid en kwaliteit van onze dienstverlening ten goede.

Stand van zaken Voorjaarsnota
We zijn bezig met het verder digitaliseren en het verbeteren van onze processen. Hierbij is de inwoner en zijn of haar aanvraag altijd ons uitgangspunt. Ook blijven we een open oog houden voor de minder digitaal vaardige inwoner.

We zijn in afwachting van een nieuw communicatieplatform. Met dit communicatieplatform kunnen we onze klantcontacten verder verbeteren en meer datagedreven gaan werken.

We zijn gestart met het vernieuwen van onze website. De nieuwe website is gelanceerd op 29 april 2021.

Stand van zaken Jaarrekening
De nieuwe website werkt naar tevredenheid en in de tweede helft van 2021 zijn we verder gegaan met het doorvoeren van verbeteringen. De website is op de volgende punten verbeterd:

• Digitale toegankelijkheid: er is een nieuw onafhankelijk onderzoek gedaan naar de toegankelijkheid van de website en naar aanleiding van dit onderzoek zijn er verbeteringen doorgevoerd op onder andere video’s en opmaak van pagina’s;
• Beheer van de website: er is een nieuwe webredactie opgericht met redacteuren uit elk team van de gemeente, zodat we de actualiteit beter kunnen waarborgen. De coördinatie van de webredactie wordt gedaan vanuit CCB.
• De productencatalogus van de website is overgezet naar een nieuw systeem (Felix), wat ook gekoppeld zit aan het klantcontactsysteem wat CCB gebruikt. Dit leidt tot een grote verbetering van de informatievoorziening aan het CCB/telefonie en eenduidigheid van informatievoorziening aan onze inwoners.

Administratieve organisatie
De administratieve organisatie gaat over de regels, procedures en werkafspraken van onze organisatie. Die regels zijn er om onze organisatie goed en betrouwbaar te laten werken.
Dit sluit aan bij onze ambitie “Zichtbaar en betrouwbaar”.

Accountantskantoor Konings &  Meeuwsen voert sinds afgelopen jaar de controle van de jaarrekening uit. Deze controle gaan ze begin 2021 ook weer uitvoeren. We hebben de mogelijkheid om het contract nog tweemaal met 1 jaar te verlengen. Als onderdeel van de controle zullen zij een beoordeling doen van onze administratieve organisatie en interne controle maatregelen.
Na de controle komen zij met adviezen ter verbetering in onze auditcommissie. Dit is één van onze raadscommissies. Het college stelt vervolgens op basis van de bevindingen van de accountant een plan op. Dit plan noemen we de bedrijfsvoeringsagenda. In de bedrijfsvoering agenda staat hoe we de adviezen verder uitwerken en aanpakken.

Stand van zaken Voorjaarsnota
Geen nieuwe ontwikkelingen.

Stand van zaken Jaarrekening
Konings & Meeuwissen heeft ons medio 2021 laten weten geen gebruik te maken van de verlengingsoptie van het contract met betrekking tot de accountantscontrole. Dit was aanleiding voor ons om een aanbestedingstraject te starten voor de accountantscontrole over de komende jaren. In november 2021 heeft de raad besloten om accountantskantoor Astrium aan te wijzen als onze nieuwe accountant voor de boekjaren 2021-2023.

Als gevolg van capaciteitstekort door het niet direct invullen van vacatures heeft de bedrijfsvoeringsagenda in 2021 minder prioriteit gekregen. In 2022 pakken wij dit weer op.